物流の配車業務は仕事内容が膨大ですよね。依頼の整理や車両とドライバーの管理だけでも、かなりの時間がかかります。幅広い配車業務をこなすには、作業の効率化が欠かせませんが、最適な配車計画を立てるのは至難の技です。
そこで今回は、配車業務の仕事内容と配車業務の課題を確認しましょう。また、配車業務の課題を解決させるための、配車システムについても紹介しています。
物流業界での配車とは、配送先や荷物の種類や量に合わせて、車両やドライバーを割り振ることです。配送業界は多忙化しており効率化が求められる中で、いかに複数の配送先それぞれに最適な車両やドライバーを割り当てられるかが重要になってきます。
配車業務を任されている配車係には、業界に関する深い知識と高い経験値が求められるため、数少ないベテランの配車係に頼っている企業も多くあります。配車係は、業務を効率的に進めることを重要視されるポジションです。
配車業務は輸送依頼の受付から顧客対応まで多岐に渡ります。物流業務に関するすべてを把握しておく必要があるため、効率よく業務をこなせて、トラブル時にも冷静に判断できる人物が適任です。
配車業務は工場などから輸送依頼を受け付けるところから始まります。受け付けた荷物の量や配送先から、どの交通手段を使って輸送するかを決定します。主な交通手段は車・鉄道・船・飛行機の4つです。
大量の荷物なら鉄道、重くて多い荷物なら船、遠方でスピードを求めるなら飛行機ですが、荷台に収まるほどの量で近距離なら車での配送が適しています。
車での配送と決まれば配車の手配です。荷物の量や種類で最適な車両を選びます。そして、その車両がどこにあるのか、配送先や車両に最適なドライバーはどこにいるのかを確認して、
具体的に配車する車両とドライバーを決定します。その上で、安全な最短ルートを確認して配送ルートを決定するまでが配車の手配業務です。
ドライバーのスケジュール管理も配車業務のひとつです。ドライバーの勤怠はもちろんですが、健康状態を把握しておく必要があります。
ドライバーが安全で安心して業務にあたれるよう、コンプライアンスの遵守や長時間労働を防ぐ取り組みが必要です。近年問題になっている、ドライバーの過剰労働が発生しないスケジュール管理を徹底します。
迅速に配送先に配車するには、ドライバーの運行状況を的確に把握しておく必要があります。今どこでどの配送にあたっているかを正確に管理します。
また、ドライバーに直接連絡をとり、交通状況を確認する作業も必要です。悪天候による通行止めや事故による渋滞などは配送に影響が出るため、把握してかなければいけません。
このような交通状況はインターネットでも確認できますがタイムラグが出るため、リアルな状況は走行中のドライバーに確認するのが的確です。
交通トラブルが起きているとわかったときは、直ちに迂回ルートや回避ルートを確認し、付近を走るドライバーへ知らせる必要があります。
車両トラブルのようにイレギュラーが起きた場合は、迅速にドライバーと連絡をとり、指示を出します。車両トラブルは予想ができず、
日々点検をしっかり行っていても、絶対起きないとも限りません。そのため、配車係は配車した後も車両とドライバーの管理が続きます。
お客さまから依頼を受け付ける配車係には、受け付け以外の顧客対応も求められます。配車業務には、配送トラブル発生時のお詫びや細かな要望への対応など、問題解決能力も必要です。
配車係は会社の顔になる業務もこなす重要な仕事です。顧客満足度にも直接つながるため、配車係の対応が今後の配送依頼を左右します。
配車業務は、車両情報・顧客情報・予約状況の管理だけでなく、売り上げや収支管理も業務のひとつです。
これらのデータを元に、配車計画を作成したり今後の営業計画を立てたりします。より効率よく正確で、お客さまを満足させられる業務が遂行できるかを模索します。
近年ネット購入の需要が高まっているため、配送する荷物の量が増えています。そのため、配車業務の仕事量の多さに加えてスピーディーさや正確さが求められるなど、課題がいくつもあります。
また、ドライバーに配慮するなど細かな気配りも必要です。
配車業務は配送先や荷物を確認して車両やドライバーを用意するだけでなく、配送に関わる条件など、考慮する対象が多くなります。
配送の際受け取る相手は、配達日時や時間を指定できます。また、即日配送や翌日到着を約束しているケースもあり、それぞれの希望に対応する必要があります。配車係は、
このような細かい条件も的確にクリアできるように、配車計画を組まなければいけません。
さらに、配車する場合は、ただ荷物の量に合わせて車両のサイズを選べばいいわけではありません。積載容量・荷姿・積載効率・実車率など、配送効率を考慮する必要があります。
これ以外にも、ドライバーの労働時間や車両がある場所、場合によっては顧客との関係性も考慮して配車する必要があるなど、配慮しなければいけない条件も加わります。
また、配車業務は配車前後の業務も欠かせません。あらかじめ車両とドライバーの位置や稼働状況の把握、配車後もトラブルなく目的地に向かっているかの確認なども必要です。
これら以外にも、車両の確保も配車業務のひとつです。ドライバーが快適に配送業務にあたれるよう、見た目や性能を重視した車両を準備します。
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配車業務は効率的な業務遂行を求められるため、依頼を受けてからスピーディーに計画を作成する必要があります。また、より迅速に荷物を配送するために、短時間で配車を確定させなければいけません。
配車は必ずしもスムーズにできるとは限りません。製造や入庫状況によって荷揃いのタイミングが合わないこともあります。また、配送主によって出荷バッチや出荷バースが異なるため、効率的に荷積や適切な配車ができないこともあります。
さまざまなケースにも、配車係は柔軟かつ的確に対応する能力が必要です。しかし、配車係の能力だけでは対応できない課題にぶつかることもあります。
ドライバーによって経験量もスキルもさまざまです。適切な車両を選択するよりも、ドライバーへの配慮に気を使います。
配送先・荷物の種類・荷物の量や顧客を総合的に判断し、スキル・経験・正確・経験などを考慮した上で適切なドライバーを決定します。同じ配送先でも、ドライバーのスキルによって時間通りに配送できなかったり顧客への対応が不足したりする場合もあるため、配車係の仕事の中でもとくに重要な仕事です。
また、配車に対してドライバーが不満を持ってしまうと退職する可能性があるため、気をつけなければいけません。
配車業務で抱えているさまざまな課題も、配車システムを導入すれば解決できます。配車システムとは保有している車両に対して、適切なルートや運行計画の作成を支援してくれるシステムです。
配車システムを導入できれば、物流業界でのキャリアを問わなくても、誰でも同じクオリティの仕事をこなせます。また、人間では膨大な時間がかかってしまう作業も、配車システムを利用すれば短時間で完了させられるため、作業の効率化が実現します。
配車システムは、これまで紹介してきた仕事内容に対する課題が解決できる優れたシステムです。そのため、物流業界だけでなく、一般企業にも利用されつつあります。
配車システムには車両の選定や計画を立てる配車管理機能、配送ルートを自動作成できる自動配車機能、ドライバーの位置情報や運行状況などを管理する車両管理機能の、主に3つの機能があります。
配車管理機能とは配車の計画を立てる機能です。配車業務の基本となる、どんな荷物をどの車両がどのルートで運ぶかという計画を立てます。
配車計画は、物流業界・車両・交通に関するすべての知識を兼ね備えた配車係でないと困難な業務です。しかし、配車システムを利用することで、経験の浅い配車係であっても効率的に計画が立てられます。
自動配車機能とは配車ルートを自動作成できる機能です。交通規制や渋滞を考慮して、配送先に指定された時間に届けられるようにルートを作成します。また、どこに停車できるかなど、ドライバーへ的確な現地の情報も届けられます。
さらなる効率化を目指すために自動配車機能を利用すれば、ほかの配送先の荷物を組み込めるルートがないかの検索まで可能です。
このような細かい条件が重なる場合でも、自動配車機能を利用すれば、最適なルートが作成できます。複雑な場所への配送はベテランドライバーに頼りがちですが、配車システムがあれば、新人ドライバーにも不安なく業務を任せることが可能です。
自動配車機能を利用すると、新人ドライバーにもさまざま経験させられるため、結果としてドライバーの育成にもつながります。
車両管理機能とはドライバーの位置情報の把握に加えて、詳細な運行状況を管理できる機能です。GPSを利用してドライバーの居場所を確認します。ドライバーの居場所は、ほかのドライバーと共有することも可能です。また、履歴が残るため運転日報も作成できます。
車両管理機能は車両の急ブレーキや走行速度も検知できるため、ドライバーの運転内容を把握することも可能です。検知内容をもとに安全運転のための指導もできるなど、ドライバーの育成にも利用できます。
このような車両管理機能の内容から、物流関係だけでなく社用車を使用している企業でも取り入れられています。
配車システムは業務効率化のために導入するのがおすすめです。また、時間やコストを削減できたりトラブルに柔軟に対応できたりなどのメリットがあります。
配車システムの一番のメリットは、配車業務の効率化ができるところです。配車業務である配送ルートを決めるには、交通状況を含んで決めなければいけません。AIを利用した配車システムであれば、短時間で安全な最短ルートを作成できます。
また、効率化を図るためにほかの配送先の荷物もルートに乗せられるかを確認できるのは、配車システムならではのメリットです。
配車システムを利用すれば、複雑で膨大な配車業務を新人でも効率的にこなせます。よって、車両の選定ミスや人員を過剰に配置することもなくなるため、業務に関わる最低限のコストで運用できます。
また、配車業務を新人社員に教える場合も、システムを利用する前提での指導でいいため、教育時間の短縮も可能です。配車業務に携わる人員も、同じ量を少人数でこなせることから、人件費削減にもなります。
配車システムはGPSを利用して位置情報を確認したり、詳細な運行状況が確認できたりするため、配送遅延などのトラブルの事前回避が可能です。交通状況を確認し、車両の位置や走行速度から遅延が起きそうだと判断したら、迂回ルートを迅速に指示できます。
また、ドライバーによって急ブレーキが多いなど、今後事故につながりそうな運転だと判断した場合は、安全指導の実施も可能です。配車システムを利用すれば、これから起こるかもしれない事故を防げます。
物流業界への深い知識や経験値が必要不可欠な配車業務には、いくつも課題があります。考慮する条件が多い、短時間での配車が必要、スムーズな配車ができないケースがある、ドライバーへの配慮などが挙げられますが、配車システムを利用すれば解決が可能です。
業務の効率化・時間やコストの削減・トラブルの柔軟な対応が可能な配車システムを導入して、配車業務を少しでもスムーズにしましょう。
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